e-mail

Com que frequência devo rever o arquivo?

EN

Recomenda‑se uma revisão semestral.

Como fazer no Outlook?

• • Procure por emails antigos com anexos
    • Pesquisa → Tem:anexos
  • Após verificar os ficheiros guardados, arquive ou elimine emails desnecessários.

Preciso de fazer backup manual?

EN

Não, se usar OneDrive/SharePoint.

Como fazer no Outlook?

• Apenas garanta que guarda os anexos na nuvem ao invés de deixá‑los no email.

Como arquivar documentos sensíveis com segurança?

EN

Use locais com permissões e, se necessário, proteção por palavra‑passe.

Como fazer no Outlook?

• • Guarde o ficheiro numa pasta SharePoint/Teams com permissões restritas.

Se enviar por email

• • Use Opções → Encriptação antes de enviar a mensagem.

Ou proteja o ficheiro no próprio Word/Excel

• • Ficheiro → Informações → Proteger Documento → Encriptar com Palavra‑passe.

Quando guardar links em vez de ficheiros?

EN

Sempre que o documento já estiver num repositório oficial.

Como fazer no Outlook?

• • No Teams ou SharePoint, copie o link do ficheiro.
  • No email, cole esse link (Ctrl+V).
  • Evite anexar o ficheiro novamente.

Devo apagar o email após arquivar o anexo?

EN

Sim, para manter a caixa leve.

Como fazer no Outlook?

Para remover só o anexo

• • Abra o email.
  • Clique em Mensagem → Ações → Remover Anexos.

Para arquivar ou eliminar o email

• • Clique em Arquivar (ícone de arquivo) ou
  • Clique em Eliminar.

O que são metadados e como os usar?

EN

Metadados ajudam na pesquisa em SharePoint.

Como fazer no Outlook?

Após guardar no SharePoint

• • Vá ao site SharePoint.
  • Abra a biblioteca onde guardou o ficheiro.
  • Selecione o ficheiro.
  • No painel lateral, preencha campos como Categoria, Etiqueta, Estado, etc.

Onde devo guardar documentos partilhados com equipas?

EN

Use SharePoint ou Microsoft Teams.

Como fazer no Outlook?

• Clique com o botão direito no anexo.
• Selecione Guardar Como.
• Navegue até à biblioteca SharePoint/Teams (aparece no Explorador de Ficheiros como um local sincronizado).

Onde devo guardar anexos para uso individual?

EN

Recomenda‑se OneDrive.

Como fazer no Outlook?

• • Clique com o botão direito no anexo.
  • Escolha Guardar no OneDrive (se disponível).
  • ou Guardar Como → selecione a pasta OneDrive.

Por que não devo guardar anexos na caixa de correio?

EN

Porque o email não é um local de armazenamento. Guardar anexos noutro sítio reduz o peso da caixa de correio e melhora a segurança.

Como fazer no Outlook?

Para guardar anexos fora do email

• • Abra o email.
  • Clique no anexo com o botão direito.
  • Escolha Guardar como.
  • Selecione OneDrive, SharePoint ou uma pasta local que sincronize com a nuvem.

Que funcionalidades úteis do Outlook devo usar?

EN

Caixa de Entrada Prioritária

• • Ver → Mostrar Caixa Prioritária.

Sweep / Arrumar

• • Selecionar email → Base → Mover → Arrumar.
  • Escolher ações automáticas para newsletters e notificações.

MailTips

• • Ativado por omissão.
  • Mostra alertas ao enviar (ex.: listas grandes, destinatários externos).
  • Configuração: Ficheiro → Opções → Correio → MailTips.

Para que servem o envio agendado e os rascunhos?

EN

Permitem enviar em horários adequados e gerir mensagens a rever.

Como fazer no Outlook?

1. Ver rascunhos
   • • Pasta Rascunhos no painel esquerdo.
2. Agendar envio
   • • Criar email → Opções → Atrasar Entrega → definir data/hora.
     • Fechar janela de Propriedades → Enviar.

Como gerir anexos corretamente?

EN

Guarde ficheiros fora do email para evitar ocupação e perda de informação.

Como fazer no Outlook?

1. Guardar anexos no OneDrive/SharePoint
   • • Clique no anexo → Guardar Como
     • Escolher a pasta.
     • Clique no anexo → Remover Anexo
2. Enviar links em vez de anexos
   • • No email: Inserir → Ligação

OneDrive/SharePoint

• • Selecionar ficheiro → Partilhar

Filesender

• • Veja aqui como enviar um ficheiro?

A Caixa de Entrada deve ser usada como arquivo?

PT

Não. Deve conter apenas emails pendentes.

Como fazer no Outlook?

1. Arquivar concluídos
   • • Clique em Arquivar.
     • Ou mova para a pasta desejada: Arrastar → Soltar.

Posso usar email pessoal e institucional misturados?

EN

Não. Devem estar separados para proteger dados e evitar erros.

Como fazer no Outlook?

1. Adicionar contas separada
   • • Ficheiro → Adicionar Conta.
     • Configure cada uma isoladamente.
2. Alterar rapidamente entre caixas de correio
   • • Painel esquerdo → selecione a conta correspondente.

Devo desativar notificações?

EN

Manter poucas notificações melhora a concentração.

Como fazer no Outlook?

1. Gerir notificações
   • • Ficheiro → Opções → Correio → Mensagens.
     • Desmarque “Exibir alerta do Ambiente de trabalho”.
2. Manter apenas notificações essenciais (Windows)
   • • Definições → Sistema → Notificações → ajustar Outlook.

Como encontrar emails rapidamente?

EN

Use Pesquisa Avançada e operadores.

Como fazer no Outlook?

1. Pesquisa simples
   • • Caixa de pesquisa no topo → escrever termos.
2. Pesquisa com operadores
   • • Exemplo: from:Maria has:attachment subject:reunião.
3. Pesquisar Avançada
   • • Pesquisar → Ferramentas de Pesquisa → Pesquisa Avançada.
     • Escolher critérios detalhados.

Com que frequência devo limpar a Caixa de Entrada?

EN

A limpeza regular ajuda a manter o Outlook rápido e organizado.

Como fazer no Outlook?

1. Eliminar emails obsoletos
   • • Selecionar mensagem → Delete.
2. Ativar AutoArquivo
   • • Ficheiro → Opções → Avançadas → Definições de AutoArquivo.
     • Escolher frequência e destino.
3. Esvaziar Itens Eliminados
   • • Clique direito em Itens Eliminados → Esvaziar Pasta.

Como posso priorizar tarefas usando o Outlook?

EN

Use flags, tarefas e lembretes.

Como fazer no Outlook?

1. Adicionar Follow‑up / Flag
   • • Ícone da bandeira ao lado do email → selecionar prazo.
2. Transformar email em tarefa
   • • Arraste o email para Itens do Outlook / Tarefas.
     • Ou clique em Seguimento → Adicionar Lembrete.

Preciso de ter sempre a Caixa de Entrada vazia (Inbox Zero)?

EN

Não. O objetivo é processar rapidamente e evitar acumular emails.

Como fazer no Outlook?

1. Arquivar rapidamente
   • • Selecionar email → tecla Backspace (Arquivo).
     • Ou Base → Arquivar.
2. Agendar para mais tarde
   • • Clique direito no email → Siga → Adicionar Lembrete.
3. Eliminar
   • • Selecionar email → tecla Delete.

Posso automatizar a organização do email com regras?

EN

Sim, pode mover automaticamente emails, marcar importância e gerir notificações.

Como fazer no Outlook?

1. Criar regras
   • • Clique com o botão direito numa mensagem → Regras → Criar Regra.
     • Defina critérios (remetente, assunto) e ações (mover para pasta, sinalizar).
2. Gerir regras avançadas
   • • Ficheiro → Gerir Regras e Alertas.
     • Criar, editar ou reorganizar regras.