Sharepoint
O SharePoint é um serviço de colaboração orientado a equipas e unidades orgânicas, permitindo:
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- Gestão centralizada de documentos;
- Criação de bibliotecas partilhadas;
- Controlo de permissões por grupo;
- Automação de fluxos de trabalho;
- Páginas de comunicação e portais.
Enquanto o OneDrive é um espaço pessoal, o SharePoint é pensado para trabalho coletivo, garantindo que os conteúdos pertencem à equipa e não a um indivíduo.
1. Como Aceder ao SharePoint?
1.1. Através do Portal Microsoft 365
- Aceder ao Portal Microsoft 365.
- Iniciar sessão com as credenciais da conta do Iscte (e.g., xxnes@iscte-iul.pt e respetiva palavra-passe).
- No topo da página, clica no iniciador de aplicações
. - Seleciona Sharepoint.
Caso não encontres o ícone do SharePoint
Se o mosaico da aplicação não aparecer:
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- Abre a página Subscrições no Microsoft 365.
- Verifica se o SharePoint está incluído na tua subscrição.
- Se estiver listado mas continuares sem acesso, contacta o iAjuda enviando captura de ecrã da página de subscrições (Novo Incidente → Aplicações → Sharepoint → Dificuldades, erros ou falhas no Sharepoint).
1.2. Acesso direto por link de site (SharePoint Online)
Se já possui o link de um site SharePoint:
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- Copiar a URL do site (ex.: https://…sharepoint.com/sites/nomedosite).
- Colar no teu navegador.
- Será redirecionado para a página de login do Microsoft 365 → Iniciar sessão com as credenciais da conta do Iscte (e.g., xxnes@iscte-iul.pt e respetiva palavra-passe).
2. Principais Funcionalidades
Bibliotecas de Documentos
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- Armazenamento estruturado de ficheiros de equipa
- Controlo granular de acesso, leitura e edição
- Versão automática dos documentos
- Coautoria em tempo real com Office Online
Listas e Bases de Dados Simplificadas
Ideal para:
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- Registo de tarefas
- Inventário
- Gestão de pedidos
- Formulários customizados
Sites de Equipa e Sites de Comunicação
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- Sites internos para departamentos, grupos de trabalho ou projetos
- Páginas com notícias, documentos, links, listas e dashboards
- Diferentes templates para necessidades específicas
Automação com Power Automate
Permite configurar fluxos como:
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- Aprovação de documentos
- Notificações automáticas
- Integração com Teams, Outlook e Forms
Integração com Teams
Cada equipa no Teams pode ter:
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- Uma biblioteca SharePoint associada
- Pastas sincronizadas automaticamente
- Possibilidade de gerir permissões diretamente do Teams
3. Quando usar SharePoint vs OneDrive vs Teams?
| SITUAÇÃO | FERRAMENTA IDEAL | PORQUÊ |
|---|---|---|
| Guardar ficheiros pessoais de trabalho | OneDrive | Espaço individual |
| Trabalho colaborativo contínuo numa equipa | Teams + SharePoint | Pastas partilhadas e canais |
| Criar site institucional/departamental | SharePoint | Gestão e comunicação estruturada |
| Partilhar documentos com controlo de permissões | SharePoint | Gestão avançada de acessos |
4. Boas Práticas
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- Estruturar a informação logo no início: criar lógica nas pastas e listas evita confusão e duplicação.
- Utilizar grupos do Microsoft 365: permissões por grupo são mais seguras e fáceis de manter.
- Evitar guardar ficheiros fora das bibliotecas: para garantir controlo de versões e backups.
- Definir proprietários e responsáveis: importante para manter o site atualizado.
- Utilize a sincronização do OneDrive para trabalhar offline: uma vez que não existe um cliente de desktop independente do SharePoint, o trabalho offline é realizado através do cliente de sincronização do OneDrive.
