Edoc
O Edoc é um Sistema de Gestão Documental que permite a organização, o armazenamento e o tratamento digital de documentos institucionais, garantindo segurança, rastreabilidade e conformidade legal.
A sua principal função é desmaterializar processos, reduzir a utilização de papel e automatizar fluxos de trabalho, promovendo maior eficiência e integração com outros sistemas da instituição.
Objetivos
Gestão centralizada de documentos
- Permitir que toda a documentação institucional seja organizada, armazenada e gerida num único sistema, garantindo maior controlo e acessibilidade.
Digitalização e desmaterialização de processos
- Reduzir a dependência do papel, promovendo processos digitais que aumentam a eficiência e diminuem custos.
Cumprimento legal e normativo
- Assegurar que os documentos cumprem requisitos legais, incluindo prazos de conservação, autenticação e integridade.
Segurança e controlo de acessos
- Garantir que apenas utilizadores autorizados acedem a documentos específicos, com mecanismos de autenticação e perfis de acesso.
Vantagens
Eficiência nos fluxos de trabalho
- Automatizar processos internos (aprovações, despachos, notificações) para reduzir tempos de resposta e aumentar produtividade.
Rastreabilidade e transparência
- Registar todas as operações realizadas sobre os documentos (quem acedeu, quando e o que fez), garantindo auditoria e conformidade.
Preservação e arquivo digital
- Garantir a conservação a longo prazo dos documentos, com formatos adequados e políticas de backup.
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Suporte ao Utilizador
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